จ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง? ตั้งแต่สัญญาจนถึงหัก ณ ที่จ่าย

จ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัทต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง? ตั้งแต่สัญญาจนถึงหัก ณ ที่จ่าย

การจ้าง Freelancer หรือ Independent Contractor เป็นทางเลือกที่หลายบริษัทใช้เมื่อต้องการผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น Developer, Designer, Marketing Specialist หรือ Consultant สำหรับโครงการระยะสั้น โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มพนักงานประจำ

แต่เมื่อบริษัทเป็นผู้ว่าจ้าง การตกลงงานผ่านแชทแล้วโอนเงินเมื่อส่งงานเรียบร้อย อาจไม่ใช่การจบงานจ้างอย่างถูกต้อง เพราะยังมีเรื่องสัญญา เอกสารบัญชี ภาษี และสิทธิในผลงานที่ต้องจัดการให้ชัดเจนตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน

ก่อนเริ่มงาน ควรมีสัญญาที่ระบุขอบเขตให้ชัด

สัญญาจ้าง Freelancer ควรกำหนดอย่างน้อยว่าจ้างให้ทำอะไร ผลงานที่ต้องส่งคืออะไร ระยะเวลาโครงการ ค่าตอบแทน รอบการชำระเงิน เงื่อนไขการแก้ไขงาน และเกณฑ์การส่งมอบหรือรับมอบงาน

โดยเฉพาะงานที่สร้างทรัพย์สินทางปัญญา เช่น Software, Source Code, Artwork, Design, Video หรือ Content ควรกำหนดเรื่องสิทธิในผลงานและการนำผลงานไปใช้ให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อโต้แย้งหลังจากงานจ้างสิ้นสุด

จุดสำคัญอีกเรื่องคือ สัญญาควรสะท้อนลักษณะการทำงานจริง ไม่ใช่เพียงตั้งชื่อเอกสารว่า “Freelance Agreement” เพราะการพิจารณาว่าเป็นการจ้างแรงงานหรือการรับทำงานให้ ต้องดูความสัมพันธ์และรูปแบบการทำงานจริงประกอบด้วย

กรมสรรพากรอธิบายความแตกต่างไว้ว่า การจ้างแรงงานมุ่งใช้แรงงานตามระยะเวลาจ้าง ขณะที่การรับทำงานให้มุ่งที่ “ผลสำเร็จของงาน” เป็นสำคัญ

เอกสารประกอบการจ่ายเงินก็สำคัญไม่แพ้สัญญา

เมื่อถึงรอบจ่ายเงิน บริษัทควรมีเอกสารที่สามารถเชื่อมโยงตั้งแต่การว่าจ้างจนถึงการชำระเงินจริง เช่น ข้อมูลผู้รับจ้าง สัญญา ใบเสนอราคา Invoice หรือเอกสารเรียกเก็บเงิน หลักฐานการส่งมอบงาน หลักฐานการชำระเงิน และเอกสารทางภาษีที่เกี่ยวข้อง

การจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนช่วยให้ฝ่าย HR บัญชี และการเงินทำงานต่อเนื่องกันได้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทมีการจ้างงาน Freelance หลายท่าน และแต่ละคนมีรอบการจ่ายเงินไม่เหมือนกัน

จ้าง Freelancer ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่?

สำหรับการจ่ายค่าบริการหรือค่าจ้างทำของบางประเภทโดยบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล มีหลักเกณฑ์ให้หักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตรา 3% โดยต้องพิจารณาประเภทเงินได้และลักษณะของงานที่จ่ายจริง

ตัวอย่างเช่น หากตกลงค่าจ้างงานออกแบบไว้ 30,000 บาท และรายการดังกล่าวเข้าหลักเกณฑ์หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% บริษัทจะหักภาษี 900 บาท และจ่ายสุทธิให้ผู้รับจ้าง 29,100 บาท พร้อมดำเนินการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามขั้นตอน

ดังนั้น ไม่ควรมองแค่จำนวนเงินที่ต้องโอนให้ Freelancer แต่ควรเตรียม Workflow เรื่องเอกสารและภาษีตั้งแต่ก่อนเริ่มโครงการ

ระวัง Freelancer ที่ทำงานเหมือนพนักงานประจำ

อีกความเสี่ยงที่บริษัทควรให้ความสำคัญคือ Worker Classification หากผู้รับจ้างต้องทำงานภายใต้การควบคุมของบริษัทอย่างใกล้ชิด ทำงานตามกฎหรือเวลาที่กำหนด และความสัมพันธ์มีลักษณะใกล้เคียงการจ้างแรงงาน การเรียกบุคคลนั้นว่า “Freelancer” เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะกำหนดสถานะทางกฎหมาย

เพราะฉะนั้น ก่อนใช้รูปแบบ Contractor บริษัทควรประเมินก่อนว่างานนั้นเป็น “งานที่ต้องการผลสำเร็จของโครงการ” หรือเป็น “ตำแหน่งงานที่บริษัทต้องการควบคุมการทำงานอย่างต่อเนื่อง”

ลดภาระการจัดการ Freelancer ด้วย Contractor of Record

หากธุรกิจต้องใช้ Freelancer หรือผู้เชี่ยวชาญหลายราย การจัดการสัญญา Invoice ภาษี และเอกสารรายบุคคลอาจเพิ่มภาระให้ HR และ Accounting อย่างรวดเร็ว

บริการ Contractor of Record (COR) จาก H On ช่วยประเมินลักษณะงานก่อนเริ่มสัญญา จัดทำสัญญาจ้างทำของ ดูแลเอกสารและการจ่ายเงิน หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% และออกหนังสือรับรองตามรอบการจ่าย ช่วยให้องค์กรสามารถใช้ผู้เชี่ยวชาญเป็นรายโครงการได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

จึงเหมาะกับองค์กรที่ต้องการความคล่องตัวในการใช้ Talent เฉพาะทาง โดยไม่เพิ่มขั้นตอนการบริหารผู้รับจ้างให้กับทีมภายในโดยไม่จำเป็น