จ้าง Outsource ดีไหม? งานแบบไหนที่เหมาะกับการ Outsourcing
จ้าง Outsource ดีไหม? รู้จักการ Outsourcing ข้อดี ข้อจำกัด และประเภทงานที่เหมาะกับการจ้างบริษัท Outsource พร้อมวิธีเลือกบริการให้คุ้มค่ากับธุรกิจ
จ้าง Outsource ดีไหม? งานแบบไหนที่เหมาะกับการ Outsourcing
เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณงานก็มักเพิ่มขึ้นตามไปด้วย หลายบริษัทจึงเริ่มเผชิญคำถามว่า ควรจ้างพนักงานประจำเพิ่ม หรือเลือกใช้บริการ Outsource จากบริษัทภายนอกดี? เพราะแม้การมีทีมงานของตัวเองจะช่วยให้บริหารงานได้อย่างใกล้ชิด แต่ก็อาจมาพร้อมต้นทุนการสรรหา การจ้างงาน และการดูแลพนักงานในระยะยาว
การ Outsourcing จึงเป็นอีกทางเลือกที่ธุรกิจสามารถนำมาพิจารณาได้ แต่ก่อนตัดสินใจควรเข้าใจก่อนว่า Outsource คืออะไร งานประเภทไหนเหมาะกับการจ้างภายนอก และมีข้อควรระวังอย่างไรบ้าง
Outsource คืออะไร? ทำไมหลายบริษัทถึงเลือกใช้บริการ
Outsourcing คือรูปแบบการดำเนินธุรกิจที่องค์กรว่าจ้างบุคคลหรือบริษัทภายนอกให้เข้ามารับผิดชอบงานบางส่วน แทนการดำเนินงานทั้งหมดด้วยบุคลากรภายในองค์กร
โดยบริการ Outsourcing หรือ Outsourcing Services อาจครอบคลุมตั้งแต่การจัดหาพนักงาน งานบัญชี งาน HR ไปจนถึงงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขอบเขตบริการของผู้ให้บริการแต่ละราย
จุดประสงค์ไม่ได้มีเพียงการลดค่าใช้จ่าย แต่ยังรวมถึงการเข้าถึงบุคลากรที่มีทักษะเฉพาะทาง เพิ่มความยืดหยุ่นในการบริหารกำลังคน และช่วยให้ทีมภายในมีเวลามุ่งเน้นงานที่สร้างรายได้หรือเป็นหัวใจหลักของธุรกิจมากขึ้น
งานประเภทไหนที่เหมาะกับการ Outsourcing?
ไม่ใช่ทุกตำแหน่งที่จำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำ โดยเฉพาะงานที่มีขั้นตอนชัดเจน ต้องการผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือมีปริมาณงานเปลี่ยนแปลงตามช่วงเวลา
1. งาน HR และการบริหารเงินเดือน
งานจัดทำเอกสารพนักงาน คำนวณเงินเดือน จัดการข้อมูลการลา ประกันสังคม และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน เป็นงานที่ต้องอาศัยความละเอียดและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง
การใช้บริการ Outsource ด้าน HR หรือ Payroll จึงเหมาะกับบริษัทที่ต้องการลดภาระงานธุรการบุคคล โดยเฉพาะองค์กรที่ยังไม่มีทีม HR ขนาดใหญ่
2. งานธุรการและพนักงานสนับสนุน
ตำแหน่งธุรการ พนักงานคีย์ข้อมูล เจ้าหน้าที่ประสานงาน หรือพนักงานสนับสนุนการดำเนินงาน เป็นตัวอย่างของงานที่องค์กรอาจเลือกใช้บริการ Outsource พนักงานได้
รูปแบบนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการเพิ่มกำลังคนในช่วงที่มีงานจำนวนมาก หรือจำเป็นต้องใช้พนักงานในโครงการระยะสั้น
3. งาน IT และพัฒนา Software
บริษัทที่ต้องการสร้างเว็บไซต์ พัฒนาระบบภายใน หรือดูแลโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT อาจเลือกใช้ผู้เชี่ยวชาญภายนอก เช่น Programmer, Developer หรือ IT Support
การ Outsource งาน IT ช่วยให้องค์กรเข้าถึงทักษะที่อาจยังไม่มีภายใน โดยไม่จำเป็นต้องสร้างทีมเทคโนโลยีสำหรับทุกโครงการ
4. งานบัญชีและงานเฉพาะทาง
งานบันทึกบัญชี จัดทำรายงานทางการเงิน และงานที่ต้องใช้ความชำนาญเฉพาะด้าน ก็สามารถพิจารณาจ้างบริษัท Outsource ได้เช่นกัน โดยควรกำหนดขอบเขตหน้าที่และวิธีตรวจสอบผลงานให้ชัดเจน
จ้าง Outsource มีข้อดีและข้อจำกัดอะไรบ้าง?
ข้อดีสำคัญของบริการ Outsource คือช่วยให้ธุรกิจปรับรูปแบบการใช้ทรัพยากรได้ตามความต้องการ ลดภาระการสรรหาบุคลากรเอง และเข้าถึงทีมงานเฉพาะทางได้ตามขอบเขตที่ตกลง
อย่างไรก็ตาม การ Outsourcing ไม่ได้หมายความว่าจะประหยัดกว่าการจ้างประจำในทุกกรณี เพราะอาจมีค่าบริหารจัดการ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่องานเปลี่ยน หรือภาระในการประสานงานกับผู้ให้บริการ
อีกประเด็นที่ไม่ควรมองข้ามคือการรักษาความลับของข้อมูล คุณภาพงาน และความต่อเนื่องเมื่อเปลี่ยนผู้รับจ้าง จึงควรมีข้อตกลงเรื่องมาตรฐานบริการและความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้
ก่อนเลือกบริษัท Outsource ควรพิจารณาอะไรบ้าง?
ตรวจสอบความเชี่ยวชาญและขอบเขตบริการ
เลือกบริษัท Outsource ที่มีประสบการณ์ตรงกับงานที่ต้องการ พร้อมตรวจสอบว่าบริการครอบคลุมเพียงการจัดหาบุคลากร หรือรวมการดูแลเอกสาร เงินเดือน และการบริหารพนักงานหลังเริ่มงานด้วย
เปรียบเทียบต้นทุนและเงื่อนไขสัญญา
ควรพิจารณาค่าใช้จ่ายรวมตลอดระยะเวลาการจ้าง รวมถึงระยะเวลาสัญญา การเปลี่ยนพนักงาน การประเมินผลงาน และเงื่อนไขการสิ้นสุดบริการ
สรุป: บริษัทของคุณเหมาะกับการจ้าง Outsource หรือไม่?
การจ้าง Outsource เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการความยืดหยุ่นในการเพิ่มบุคลากร มีงานเฉพาะทางที่ทีมภายในยังรองรับไม่ได้ หรืออยากลดภาระงานสนับสนุนเพื่อให้ทีมหลักโฟกัสกับการเติบโต
สำหรับบริษัทที่กำลังมองหา บริการ Outsource พนักงาน H On Flow ให้บริการ Staff Outsourcing ตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ไปจนถึงการบริหารงาน HR และ Payroll ตามขอบเขตบริการที่ตกลง เพื่อช่วยให้องค์กรจัดการกำลังคนได้อย่างเป็นระบบ